Sin dalla fondazione del Museo Archeologico dell’Istria, il personale presta l’attenzione alla documentazione relativa allo svolgimento e alle ricerche archeologiche, agli oggetti museali e ai procedimenti del loro trattamento, nonché allo stato dei monumenti e dei complessi monumentali, mantenendo, altresì, un registro delle altre attività del Museo, quali quella espositiva e quella editoriale.
La Sezione di Documentazione stende, raccoglie, organizza e conserva sistematicamente la documentazione riguardante il fondo e l’attività museale. Conduce l’inventario e la digitalizzazione di due Collezioni: la Collezione grafica e la Collezione delle cartoline, inclusi i fondi di documentazione secondaria, ovvero, la diateca, la documentazione sulla fondazione e sulla storia del Museo, i disegni documentali, i documenti, la fototeca, il libro dei negativi, la mediateca, il registro delle mostre, il registro dell’attività editoriale, il registro dei rapporti di lavoro sul campo, il registro del lavoro professionale e scientifico, il registro degli eventi, il registro dei piani e l’archivio professionale.
I libri dei visitatori del Museo, 1902–1921, 1921–1929
I fondi documentali si digitalizzano sin dal 2006, permettendone un utilizzo più facile. La ricca documentazione museale viene usata, innanzitutto, dal personale professionale del Museo sia ai fini di trattamento professionale e scientifico di determinati temi, sia per i bisogni di presentazione e preparazione di testi per la loro pubblicazione. Il fondo di documentazione secondaria è disponibile anche agli utenti esterni.
